É possível melhorar a comunicação feita por e-mail

Como melhorar a comunicação por e-mail

Em um artigo publicado no exemplar deste mês do American Journal of Sociology, os pesquisadores Daniel A. Menchik e Xiaoli Tian (ambos da Universidade de Chicago) analisam como utilizar emoticons, o campo Assunto e assinaturas para definir como queremos ser interpretados em nossas mensagens de correio eletrônicos, os conhecidos e-mails.

Os autores descobriram que "uma mudança na interação por e-mail exige o desenvolvimento de um novo conjunto de habilidades 'interacionais'."

Diferenças da comunicação por e-mail

Ao contrário das conversas face a face, as interações por e-mail não contêm o tom de voz, a linguagem corporal e o contexto, o que pode levar a mal-entendidos. Embora os autores concordem que há dificuldades, eles acreditam que uma forma de comunicação não é realmente superior à outra.

Menchik e Tian argumentam que o contexto face a face e o contexto baseado na Internet requerem conjuntos diferentes de estratégias de comunicação. "As pessoas podem cultivar formas de se comunicar em contextos online que são tão eficazes quanto as utilizadas offline," escrevem eles.

Convenções de comunicação

Segundo eles, o grau com que as pessoas desenvolvem convenções únicas para se comunicar em cada um dos contextos é que irá determinar sua capacidade para se comunicar de forma efetiva.

A pesquisa se baseia "no caso de uma conhecida organização científica que decidiu substituir as reuniões ocasionais de uma equipe de pesquisas pela interação contínua por e-mail."

A equipe se deparou com numerosos problemas nas conversas por e-mail. Mas os pesquisadores identificaram várias formas através das quais as pessoas foram capazes de superar essas barreiras.

Inovação na comunicação

"As pessoas inovaram em resposta aos desafios de um novo contexto para a comunicação de elementos essenciais da linguagem," diz o artigo.

Letras maiúsculas, uso de citações, emoticons, pontos de exclamação, pontuação, enumerações, estilo e até mesmo cores, ajudaram os remetentes a comunicar o significado de uma palavra ou mensagem.

Por exemplo, "Eu me senti traído." é lido de forma muito diferente de "EU ME SENTIDO MUITO TRAÍDOOO!! ;)", onde as letras maiúsculas e o sorriso acompanhado de uma piscada indicam sarcasmo.

Fluxo conversacional

Os participantes também mantiveram seu fluxo conversacional copiando e colando partes de mensagens anteriores e utilizando o campo Assunto para referenciar discussões anteriores. Em listas de discussão, essas técnicas ajudam a dirigir os comentários para um determinado indivíduo e ajudam a manter a discussão dentro do tópico.

Assinaturas, alertas e outras informações sobre o estado de espírito da pessoa também foram largamente utilizados na escrita de um e-mail. Os autores descobriram que as pessoas se sentiam mais confortáveis na comunicação quando elas tinham algumas informações sobre as outras, tal como a informação contida na assinatura.

Eles também descobriram que a indicação de um estado de espírito como um alerta - por exemplo, "Estou escrevendo isto às 5 da manhã" - ajuda a evitar que o e-mail seja mal interpretado.

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