Reuniões: Veja o que a ciência tem a dizer para melhorá-las

Reuniões: Veja o que a ciência tem a lhe dizer para melhorá-las
Liderar adequadamente uma equipe inclui tirar o máximo das reuniões, pedir feedback e ter um senso de realidade equilibrado.
[Imagem: CC0 Public Domain/Pixabay]

Receitas para uma reunião produtiva

As reuniões são frequentemente apontadas como os piores momentos da vida profissional, a ruína da produtividade e até um meio para que as pessoas expressem seu pior lado - mas elas não precisam ser assim tão ruins.

Com base em quase 200 estudos científicos publicados sobre reuniões no local de trabalho, uma equipe de psicólogos compôs recomendações que permitem aproveitar ao máximo as reuniões. As recomendações incluem providências a serem tomadas antes de a reunião começar, conforme ela acontece e depois de concluída.

Joseph Mroz e Joseph Allen (Universidade de Nebraska Omaha) e Dana Verhoeven e Marissa Shuffler (Universidade de Clemson) afirmam ter encontrado muitas pesquisas e conclusões sobre reuniões corporativas, mas que muito pouco das orientações resultantes tem aparecido na literatura de negócios.

Os estudos e experimentos mostram que, nas circunstâncias adequadas, as reuniões podem fornecer um espaço para o pensamento criativo, a resolução de problemas, a discussão construtiva e a geração de ideias. Ainda assim, o grande volume de pesquisas feitas entre funcionários confirma a noção geral de que a maioria das reuniões é ineficiente, apesar dos recursos organizacionais dedicados a elas, incluindo tempo, salários, recursos mentais e tecnologia.

Em seu relatório, a equipe destaca os ingredientes certos para boas reuniões, incluindo como as pessoas podem se preparar para ter êxito na reunião, como certos aspectos das reuniões podem torná-las um sucesso ou um fracasso e como o que acontece depois de uma reunião pode melhorar os resultados da equipe.

Providências antes da reunião

Avalie as necessidades atuais: As reuniões devem envolver a resolução de problemas, tomada de decisão ou discussão substantiva. Elas não devem ser feitas para compartilhar informações rotineiras ou não urgentes.

Circule uma agenda para a reunião: Ter uma agenda torna as prioridades da reunião claras para todas as partes interessadas e permite que os participantes se preparem antecipadamente.

Convide as pessoas certas: Os líderes devem saber responder qual é o objetivo da reunião e quais especialistas podem ajudar a equipe a atingir esse objetivo específico.

O que fazer durante a reunião

Encoraje a contribuição: Os resultados sugerem que profissionais com desempenho de alto nível usam as reuniões para definir metas, facilitar a compreensão do grupo sobre problemas do trabalho e para buscar feedback.

Deixe espaço para o humor: O humor e o riso podem estimular comportamentos positivos nas reuniões, incentivando a participação e a resolução criativa de problemas. Esses comportamentos positivos durante uma reunião predizem o desempenho da equipe simultaneamente e até dois anos depois.

Redirecione as reclamações: Os participantes devem estar cientes de que as reclamações podem levar rapidamente a sentimentos de futilidade e desesperança, e os líderes devem acabar com as reclamações o mais rápido que puderem - dando atenção a elas ou resolvendo-as, não deixando-as de lado.

Mantenha as discussões focadas: Bons líderes garantem que o objetivo da reunião e a agenda sejam cumpridos, ficando prontos para identificar comportamentos disfuncionais e intervir para reorientar a reunião.

Depois da reunião

Faça uma ata: Atas das reuniões servem como um registro das decisões que foram tomadas, um plano de ação para as próximas etapas e um resumo das funções e responsabilidades designadas. Essa etapa também informa as pessoas que não puderam comparecer à reunião, mas precisam das informações.

Busque feedback: O feedback pode ajudar a estruturar e a traçar o conteúdo de futuras reuniões. Em particular, os líderes podem identificar problemas da reunião para aumentar a satisfação dos participantes.

Olhe para a frente: Para aproveitar os progressos realizados durante a reunião, as partes interessadas devem pensar em ações futuras, acompanhamento e resultados imediatos e de longo prazo da reunião.

Os resultados deste estudo, que exigiu diversas reuniões entre os pesquisadores, foram publicados na revista científica Current Directions in Psychological Science.


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